O que é e como fazer uma boa gestão de folha de pagamento?

A folha de pagamento é um dos documentos mais importantes na relação entre funcionário e empresa e merece o máximo de atenção e de cuidado durante a gestão.

Certamente, você lida com a geração de holerites na empresa em que trabalha e sabe dos cuidados que essa tarefa requer. Mas você sabia que pode fazer a gestão de folha de pagamento para ter mais precisão e confiança no processo? Embora essa organização seja feita de forma intuitiva em muitas corporações, é interessante padronizar esse trabalho, a fim de alcançar maior profissionalismo e aumentar o grau de confiança tanto nas informações ali prestadas quanto no acesso a esses comprovantes. Neste post, falamos melhor sobre a folha de pagamento e sobre como fazer uma gestão efetiva. Confira! O que é e como funciona a folha de pagamento?

A folha de pagamento traz as informações de remuneração do funcionário naquele mês, assim como possíveis descontos. Ela tem função informativa, fiscal e contábil e não segue nenhum modelo padrão, podendo variar entre as empresas. O cálculo da folha de pagamento pode parecer simples, porém é um trabalho intenso e complexo. Afinal, são considerados diversos aspectos, como descontos de benefícios, férias, horas extras, entre outras informações. Quanto maior o quadro de funcionários de uma empresa, mais tempo o processo leva. Algumas organizações optam por softwares de automação para o trabalho, mas que devem ser de alta qualidade para que não haja a incidência de erros. Qual a sua importância?

Além da função operacional, ajudando a organizar os fluxos de pagamento, a folha de pagamento é um importante documento de referência. Ela registra as informações cadastrais, de cargo e de valores pagos a todos os colaboradores. Também é nas folhas de pagamento que se encontram os valores de desconto de impostos obrigatórios para o governo, servindo como prova em fiscalizações. Os funcionários também podem acompanhar esses registros para checar se benefícios, como o FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), estão sendo pagos corretamente. Com a implantação do eSocial, a necessidade de acuidade na prestação de contas aumentou, já que incompatibilidades podem resultar em pesadas multas para a empresa. Como fazer uma gestão eficiente da folha de pagamento?

A gestão da folha de pagamento diz respeito à organização dessas informações e processos, apurando os dados ali apontados e fazendo possíveis correções. Como a folha de pagamento é a base para o pagamento de salários, erros podem prejudicar muito a relação com o funcionário, gerar reclamações e até servir como prova para processos jurídicos futuros. Além disso, é necessário ter um grau de organização que faça com que os holerites sejam distribuídos a todos na mesma data, da mesma maneira que os salários devem ser pagos em dia. O crescimento da corporação faz com que todo esse processo torne-se mais complexo e exija uma atenção cada vez maior dos responsáveis. Pensando nisso, separamos algumas dicas para uma gestão eficiente. Planeje todos os pagamentos

Os pagamentos podem ser planejados com antecedência para que sejam feitos sem erros. Além de determinar as datas de fechamento da folha de pagamento em tempo hábil, também é importante contar com o provisionamento de acertos maiores, como 13° salário e rescisão contratual. Preparar esse provisionamento ajuda a manter a saúde financeira da empresa, evitando um desfalque alto diante dessas ocorrências. Fique atento às mudanças

Algumas mudanças na legislação podem impactar a folha de pagamento, assim como transições da empresa, por exemplo, promoções e novas contratações. O RH deve prestar muita atenção a essas movimentações para que a confecção do documento reflita esses acontecimentos, que são constantes e comuns nas empresas. O pagamento de férias, 13° salário e, até mesmo, a rescisão de contratos também afetam o salário e são pontos de atenção dentro da gestão da folha de pagamento. Estabeleça cargos e salários

Com uma estruturação clara dos cargos e salários correspondentes, é possível fazer o lançamento das informações com mais precisão e facilitar o controle dos pagamentos corretos.

Além disso, essa definição também ajuda a entender se há coerência na maneira com que a hierarquia da empresa está formada, auxiliando a detectar possíveis incoerências entre as remunerações e suas cargas de responsabilidade. Tenha um bom controle de ponto

A folha de pagamento baseia-se nas horas trabalhadas para o cálculo do salário do mês. Não há como fazer essa conta de forma efetiva sem um bom sistema de controle de ponto, que forneça informações confiáveis sobre os dias de trabalho, assim como sobre o cumprimento dos horários de entrada, saída e intervalos. Esses sistemas também ajudam a organizar horas extras, que influenciam o valor pago ao funcionário. Vale destacar aqui a importância de um RH organizado, capaz de armazenar comprovantes, como atestados médicos e outros documentos que comprovem o abono durante o afastamento de algum empregado. Utilize a tecnologia como aliada

Felizmente, existem, no mercado, ferramentas que ajudam a processar as folhas de pagamento, otimizando tempo e recursos. Elas não só auxiliam a compilar as horas trabalhadas, mas podem também ser programadas para aplicar alguns descontos automaticamente. O uso desses softwares colabora para a redução de erros durante o processamento, ajudando o RH a manter os prazos de distribuição dos documentos e dos créditos de remuneração. Faça um backup

Todos os documentos relacionados aos funcionários podem ser usados como prova em processos trabalhistas, tanto pelos colaboradores quanto pela empresa. Por isso, é essencial manter cópias arquivadas das folhas de pagamento, como parte do trabalho de gestão dos papéis importantes para a corporação. Manter um backup desses comprovantes também ajuda na compreensão da situação financeira da empresa, assim como pode servir como fonte para a geração de dados usados para novos planejamentos. Ficou clara a importância da gestão de folha de pagamento e como fazê-la com eficiência? Essa atividade, embora pareça bastante trabalhosa, facilita muito a atuação do RH, além de promover mais confiança nos dados armazenados e proteger a empresa de problemas futuros, conservando, ainda, um bom relacionamento com os funcionários. Precisa de um software que possa ajudar nesse processo? Entre em contato conosco e saiba como a solução da SER pode ajudar!