A LGPD e os processos em Gestão de Pessoas

Em vigor no Brasil a partir de maio de 2021,a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), trará mudanças principalmente no setor de RH das empresas. Entenda sua importância e impactos no setor de recursos humanos. O setor de recursos humanos é a área das empresas responsável por coletar, armazenar e tratar informações pessoais. E isso não só dos colaboradores, mas também de candidatos que se aplicam aos seus processos seletivos. Dessa forma, será o principal setor das empresas a ser impactado pela LGPD. Por um lado, a nova lei promoverá a inovação desse setor. Por outro, no entanto, precisa ficar atento e entender sua responsabilidade, para evitar as severas sanções que poderão sofrer. O que é a LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados brasileira (Lei 13.709/2018) foi baseada no Regulamento Geral de Proteção de Dados europeu, que visa evitar que dados pessoais dos cidadãos sejam capturados de forma ilícita e usados para fraudes ou crimes. No entanto, adaptou a LGPD à realidade brasileira. E leva em consideração, sobretudo, os princípios de direitos humanos. A LGPD tem como principal objetivo, proteger dados pessoais considerados sensíveis e garantir a privacidade, intimidade e o direito ao desenvolvimento da própria personalidade. Ela estabelece os princípios e garante os direitos e deveres no tratamento de dados pessoais. Portanto, ela se torna um marco importante na luta contra a discriminação e preconceito, já que preserva o direito à liberdade de expressão e opinião, garantindo a preservação dessas informações. Outro ponto importante, é que, a LGPD obriga as empresas a tratarem com clareza a forma como coletam e armazenam os dados coletados. Assim sendo, o usuário pode escolher se aceita ou não ter seus dados armazenados pelas empresas. E isso vale até mesmo para os dados mais simples, como nome e e-mail por exemplo. Dentre seus pontos mais importantes, destacam-se quatro: - Utilização de meios de proteção aos bancos de dados das empresas - Definição de que a privacidade é um direito civil - Divulgação de Termos de Privacidade com linguagem de fácil compreensão aos usuários - Aplicação de multas as empresas que descumprirem suas definições Portanto, a LGPD irá revolucionar a forma como as empresas lidam com as informações que recebem. Principalmente, no que tange o setor de recursos humanos, dados de colaboradores e candidatos. A quem se aplica a LGPD?

A LGPD se aplica à toda pessoa natural ou jurídica que faça uso de dados pessoais. Para pessoas jurídicas, é indiferente se são de direito público ou privado. O tratamento dessas informações deve acontecer desde a coleta ao descarte. E os principais requisitos para enquadrar as empresas na LGPD são: - Que os dados tenham por finalidade o uso ou a oferta de bens e serviços, - O tratamento de dados de pessoas nascidas e residentes no Brasil - Empresas que tenham sede no Brasil e que recolha essas informações em território nacional Importante salientar que mesmo que a empresa não tenha sede no país, mas tenha trabalhadores ou freelancers no Brasil, ela deverá se adequar a LGPD brasileira. No setor de recursos humanos, o fato da empresa possuir um banco de currículos, já é o suficiente para enquadrá-la na LGPD. Além disso, no RH, será preciso avaliar e reestruturar o armazenamento de dados nos processos de avaliação de desempenho, pesquisa de clima organizacional, plano de cargos e salários e até cálculos salariais e gestão de benefícios.

Dados sensíveis x Dados anonimizados

Primordialmente é preciso entender dois conceitos muito importantes da LGPD. A separação que a lei faz entre dados considerados sensíveis e dados anonimizados. Os dados passíveis de causarem algum tipo de prejuízo ou discriminação para seu titular, considera-se pela LGPD como sensíveis. Entre esses dados destacam-se informações sobre preferências religiosas, raça/etnia, orientação sexual, saúde, informações genéticas ou filiação à órgãos de caráter religioso ou político. Já os dados considerados como anonimizados, são os que não geram identificação de seu titular. Portanto não precisam adequar-se à LGPD, já que não consideram como dados pessoais. A LGPD nos processos de recrutamento e seleção

Aplicada ao setor de Recursos humanos das empresas, nos processos de recrutamento e seleção, a LGPD traz a identificação de três grupos: - Candidatos ou titulares dos dados de acordo com a Lei; - Recrutadores ou controladores dos dados; - Softwares ou operadores dos dados. O primeiro grupo é o alvo de proteção da LGPD. Afinal, as empresas armazenam seus dados como nome, endereço e informações pessoais. Já o segundo e o terceiro grupo, são os responsáveis pela proteção dos dados do primeiro grupo, e são os que sofrerão as sanções da LGPD, em caso de seu descumprimento. A LGPD determina quais dados o setor de recursos humanos pode recolher de seus candidatos e colaboradores. E classifica como de escolha desses profissionais informar a orientação sexual, religiosa e política. Salvo os casos em que essas informações estão diretamente ligadas ao cargo em questão. Dessa forma, as empresas precisarão adaptar seus processos de recrutamento e seleção. É preciso ter políticas de privacidade claras. Em síntese, devem disponibilizar as políticas de privacidade aos candidatos e as empresas precisam informar onde armazenam esses dados e utilizarão para quais fins. LGPD na Gestão de Pessoas

O setor de Recursos Humanos, na área de Gestão de Pessoas, são os responsáveis pela maior parte do controle e processamento dos dados pessoais de funcionários. Nesse sentido, o primeiro passo para o Gestor de Pessoas é identificar quais são os dados que estão sobre a responsabilidade do setor de Recursos Humanos. Além de definir de que forma serão protegidas, define por quanto tempo permanecerão guardadas após o desligamento de colaboradores. Dessa forma, para o melhor cumprimento da LGPD, é importante que o setor de recursos humanos saiba quais informações são necessárias para o cumprimento de obrigações legais. E ainda quais precisam do consentimento de seus colaboradores para serem armazenadas. Para evitar eventuais falhas no armazenamento dos dados, é importante que o setor de recursos humanos promova uma mudança cultural na empresa. Isso levando em consideração as diretrizes da LGPD. Principalmente com a adesão ao trabalho remoto, profissionais de RH precisam alertar-se do cuidado com a manipulação de dados e informações de cada colaborador. Portanto, para isso é importante revisar as políticas de segurança da informação, de forma a evitar vazamento de dados e informações sigilosas.

E como se adequar a LGPD?

Como forma de garantir o cumprimento da lei, é preciso que processos em Gestão de Pessoas sejam repensados e reestruturados. Começando pela busca de aliados. É importante que a organização entenda que RH, TI e Jurídico se tornem aliados para o cumprimento da LGPD. Num segundo momento é necessário fazer o mapeamento de fluxo das informações que são armazenadas pelo RH e como elas são tratadas internamente. Logo após, precisa definir quais informações devem armazenar. Dentre essas é preciso separar as que não precisam do consentimento dos colaboradores, já que são de uso obrigatório para o cumprimento de responsabilidades legais. E quais destas precisam do consentimento e conhecimento da forma como são armazenadas. Em posse desse mapeamento e definição, é preciso elaborar o documento de consentimento. Neste precisa discriminar quais dados serão armazenados, de que forma e por quanto tempo. O colaborador precisa assinar esse documento e arquivar junto aos seus documentos. E por fim, é preciso estabelecer as regras de eliminação segura dos dados, com o desligamento do colaborador. Aqui, antes do desligamento, informações que não são necessárias, podem gerar punição para a empresa. E após o desligamento precisa ter conhecimento de quais dados são importantes para possíveis processos trabalhistas e quais podem descartar sem prejuízo à empresa e principalmente ao colaborador. Concluindo

Fica claro que o principal interesse da LGPD é preservar informações pessoais de todos os brasileiros. Principalmente no que tange os processos de recursos humanos, garantir que informações coletadas pelas empresas, se mantenham seguras, garantindo o direito à privacidade e intimidade de seus titulares. Nesse sentido, para melhor adequação as diretrizes da LGPD, é importante que as empresas contratem softwares de RH, capazes de manter em segurança, as informações de seus colaboradores. Além claro, de fazer a divulgação ampla da lei. E garantir que todos os funcionários que atuam em Gestão de Pessoas, entendam as implicações do não cumprimento desta. Afinal, a partir de sua entrada em vigor, as falhas no armazenamento de dados podem gerar multas de até 2% do faturamento da empresa. Já que você já sabe o que é a LGPD e seus impactos no RH de sua empresa, que tal contratar um software para auxiliar o armazenamento de dados de seus colaboradores de forma segura? Entre em contato com a SER, e descubra como um bom software de RH, pode facilitar a adequação de sua empresa à nova Lei Geral de Proteção de Dados brasileira. E se você gostou no nosso conteúdo, compartilhe em suas redes sociais. Aproveite também e assine nosso newsletter. E fique por dentro dos melhores conteúdos em Gestão de Pessoas.