Como convencer seu chefe a ter uma Solução de Gestão de Treinamento

Uma solução de gestão para treinamento é uma necessidade tão óbvia para o RH que fica até difícil justificar. Mas colocar tudo na ponta do lápis ajuda a convencer até os mais incrédulos. Existem coisas que, de tão óbvias, são difíceis de explicar. Me lembro um dia em que meus três filhos me perguntaram de quem eu gostava mais e me instaram a decidir por um deles (a propósito, eles são trigêmeos...). Tive de usar todas as minhas habilidades e meu coração para explicar-lhes que eu amava cada filho como se fosse o único e que não fazia sentido perguntar isso a um pai. Ora, isso era óbvio para mim... mas não tanto para eles.

Outra história, agora no campo profissional. Um bom amigo meu, ex-Diretor de RH de uma consultoria de gestão estratégica bastante conhecida, foi convidado a defender, diante de toda a diretoria, a importância de que eles tivessem... uma Diretoria de RH. Consultoria, gestão estratégica, empresa baseada em conhecimento, pessoas valiosas, óbvio não? Infelizmente nem tanto... Fora ter sido a experiência mais constrangedora de sua vida, ele me confidenciou que – feito por um público teoricamente tão preparado – o questionamento lhe pareceu a coisa mais ridícula e cômica que havia testemunhado. Tudo isso explica o fato de ele ser o ex-Diretor de RH da empresa, que nunca mais teve um profissional sênior lhes apoiando... e evitando os problemas que vieram depois. O assunto de hoje tem a ver com uma coisa que é MUITO óbvia para os profissionais de RH, mas nem tanto para CFOs, CEOs ou profissionais em posições equivalentes: a contratação de uma solução para Gestão de Treinamento numa organização. Afinal de contas – diríamos nós - como usar planilhas em Excel para levantar necessidades, planejar ações, controlar e registrar tudo o relacionado a treinamentos de empresas com centenas ou até milhares de empregados? E, além disso, ser capazes de atender a todas as auditorias de normas/certificações e ainda ter energia e foco para atuar como business partners, parceiros estratégicos e eficientes prestadores de serviços? Oras, basta uma boa e simples solução de Gestão de Treinamento, cujo investimento seria mais que compensado por todas as vantagens óbvias... Opa...Não tão rápido assim, diriam nossos amigos. Mais de uma vez, ouvi contra argumentos tais como: Se funcionamos bem até agora, por que não podemos esperar mais um pouquinho? O que vamos gastar com tudo isso, podemos usar em treinamentos. E nós, profissionais de RH, tão acostumados a lidar mais com os intangíveis do que com os tangíveis somos vencidos pela nua e crua realidade dos insensíveis números. Para ajudar os colegas de RH nessa tarefa tão complicada, convidei os profissionais da SER, que atuam junto aos clientes e os ajudam a montar os business cases há tanto tempo, para me auxiliar a transformar o óbvio em algo evidente. A seguir, uma sugestão de roteiro. 1. Comece esclarecendo quais atividades são realizadas quando se gerencia, de forma adequada, o Treinamento na empresa. Não espere que os outros – incluindo seu chefe – tenham uma clara ideia do trabalho que dá cuidar bem da gestão do treinamento em sua organização. Fazer o levantamento de necessidades de todos os colaboradores (incluindo os treinamentos obrigatórios pelas normas, essenciais pelo negócio, etc), fechar orçamento, organizar as turmas, registrar frequência, controlar fornecedores e instrutores (incluindo sua certificação), manter registro de participação (que seja auditável, diga-se de passagem), apontar uso da verba e mais outros milhões de detalhes. E falamos de propósito “cuidar bem”. Afinal de contas, somos contratados para cuidar bem do patrimônio humano da organização. E, se não for por esse motivo, pelo menos as normas e certificações nos exigem isso, pois elas sabem da importância... E tudo isso nos leva ao segundo ponto. 2. Mostre a importância de se gerenciar bem o Treinamento na organização: fale do tipo de negócio, das certificações, do alto investimento... As organizações precisam de colaboradores preparados para cumprir seu papel com qualidade. Ainda que Treinamento não seja o único ou o mais importante meio de se conseguir isso, ele é sim um instrumento essencial. Nesse ponto entra nossa argumentação. Ao defender o investimento, podemos recordar: - os valores da organização (pessoas são importantes, etc); - ou o tipo de negócio (por exemplo, organizações baseadas em conhecimento precisam muito); - ou a exigência crescente das certificações (não é incomum 3 a 5 normas a atender) que demandam comprovação de que a empresa gerencia o processo de aquisição de competências (leia-se treinamento); - ou o valor anual destinado a treinamento; - ou então, todas essas ideias juntas, apresentadas num crescendo, do mais abstrato ao mais concreto. 3. Explique que uma solução como essa é a única forma de cuidar bem da gestão do Treinamento: números, números, números. Em muitas organizações, as ações de treinamento implicam em milhares de participações, centenas de programas, dezenas de instrutores e assim por diante. E na maioria delas, RH não tem noção da dimensão do processo que gerencia. Ajudará muito começar a apresentar tudo isso em gráficos ou tabelas, dando ideia do tamanho do problema.

Se pensarmos numa de 1.000 colaboradores, onde cada um participa de 2 cursos por ano, teremos 2.000 registros. Fora isso, será necessário, para cada registro, anotar nome, área, data, tema, frequência, etc. Se imaginarmos 7 informações, nossa planilha de Excel deverá ter... 14.000 células... E somente para registros. Sem contar os relatórios que devem ser gerados. Um de controle orçamentário, outro para cruzar as competências com os colaboradores e assim por diante... Obviamente, prender todos esses controles e registros pelo clips de planilhas em Excel trará um risco considerável... E toda essa conversa sobre usar gráficos e tabelas, nos leva à inelutável fase dos cifrões. 4. Prove na ponta do lápis: mais números. Com cifrões. Como estamos nos preparando para falar com o CFO, CEO ou profissionais de semelhante perfil, com certeza deveremos ter, em nossa apresentação, um espaço para tratar de valores em detalhe. E comprovar que RH também sabe fazer contas. Para calcular o impacto financeiro positivo de uma solução como essa, usamos um modelo conceitual que cobre o que é tangível e o intangível (mas com reflexo no resultado da empresa), e o que é benefício direto e o que vem por consequência (o indireto). 4.1. Eficiência do Processo de Gestão de Treinamento (benefício tangível direto): Ao implantar uma solução de gestão de treinamento, estamos reduzindo um sem número de atividades de pouco valor agregado. Isso pode se refletir em diminuição de custo de mão de obra e que deve ser quantificada (incluindo despesas de pessoal, despesas de uso de escritório, comunicações, etc). Mas, atenção: devemos levar em consideração as despesas de pessoal para fazer bem a gestão e não as despesas atuais (afinal de contas, a meta não é reduzir despesas atuais, mas melhorar a qualidade do processo...). 4.2. Aumento de efetividade dos investimentos em treinamento (benefício tangível indireto): Mesmo num cenário sem a solução e com muitas pessoas fazendo a gestão e controle do treinamento, tudo fica mais fácil com uma solução: tirar relatórios de eficácia de treinamentos, evitar participações duplicadas, centralizar o controle de fornecedores, entre outras coisas. Tudo isso melhora a efetividade do investimento. Quanto considerar no cálculo? Nesse caso, não existem estudos conhecidos nem benchmarking, mas costumamos calcular quanto a empresa pouparia para cada 1% de ganho de eficiência. E deixamos para o CFO ou CEO entrarem com sua opinião. Em alguns casos, a área de RH opta por lançar este benefício na coluna dos intangíveis, por segurança. 4.3.Custo de não fazer (outro benefício tangível, indireto): Lembra-se do que falamos sobre riscos de um processo que usa um clips para juntar suas informações sobre Treinamento? Pois é disso que estamos falando agora. Mesmo com os maiores esforços, uma enorme equipe sem uma sólida solução, não consegue assegurar que aquelas 14.000 informações anuais sejam devidamente arquivadas e manuseadas. O problema é ainda maior, quando se está falando do tal legado, ou seja, de informações antigas que estão guardadas em empoeiradas planilhas. E todas essas informações são demandadas a todo o momento. Por exemplo, quanto custa para a empresa não ser capaz de provar que aquele colaborador, infelizmente acidentado, passou pelos treinamentos demandados pelas NRs? Ou então, o que aconteceria se não se pudesse re-certificar a empresa na norma X, por falta de evidências de gestão de competências? Quanto a empresa deixaria de ganhar se ficasse impedida de fornecer para seus clientes? A questão, aqui, é se colocamos valores ou não. Na verdade, RH teria legitimidade para mostrar quanto se perdeu nas últimas ações trabalhistas. Quanto à não certificação, podemos deixar à imaginação dos nossos interlocutores.

4.4. Foco da área de RH (intangível direto): Por fim, o foco da área de RH. É claro para nós que, se não tivéssemos todas aquelas atividades transacionais e operacionais, poderíamos fazer realmente a diferença na organização. Teríamos mais tempo para estar com nossos líderes e orientá-los nas ações de desenvolvimento, retenção e engajamento de seu pessoal. Poderíamos dedicar um pouco mais de nossa energia para pensar o futuro de nossa área. Teríamos mais foco nas questões que dariam suporte à estratégia da organização. A automatização de processos de gestão de pessoas – nela incluída a solução para Gestão de Treinamento - faz isso por nós. Deixar isso claro aos interlocutores é importante. Enfim, dá trabalho. Mas vale a pena. Primeiro, porque organiza nossas ideias sobre o tema. Segundo, porque ninguém vai poder dizer que não foi informado. Terceiro, porque você aumentará em muito a chance de ter êxito em sua proposta. E mesmo que não obtenha sucesso nesse caso, terá, ao menos, clareza sobre o tipo de empresa na qual trabalha: é nessas horas que percebemos qual o nível de maturidade da organização em gestão de pessoas. Esse conhecimento sempre dá muito a meditar a um profissional de RH. Como sempre digo, cada empresa tem o RH que merece... Mas isso é tema para outro post. Essas são nossas impressões sobre este tema – pelo menos até agora. Ficaríamos felizes em ouvir suas ideias e experiências para que possamos evoluir juntos.